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Alzi la mano chi non mai sentito durante una prima riunione la frase “vorrei un mezzo, diciamo sulle quattro pagine, che parli dell’argomento PincoPallo”e stop, fine del briefing. Tutti almeno una volta nella vita abbiamo sentiti questa frase, e tutti almeno una volta siamo usciti dalla riunione in preda ad una crisi di nervi! Dopo anni di bocconi amari e numerose camomille, abbiamo realizzato che il problema era l’assenza di una cultura di base su cosa voglia dire programmare e realizzare un materiale di comunicazione medica. Proviamo quindi a fare un po’ di chiarezza su quali sono le fasi che occorre necessariamente seguire per avere un buon risultato e dare alcuni suggerimenti che possono aiutare il medical writer alle prime armi.

1.Definizione degli obiettivi e del pubblico target

Nel contesto medico-farmaceutico, è cruciale definire chiaramente gli obiettivi della comunicazione e identificare il pubblico target. Che si tratti di promuovere un nuovo farmaco, fornire informazioni sui trattamenti disponibili o sensibilizzare sull’importanza della prevenzione, è fondamentale comprendere le esigenze e le aspettative degli stakeholder coinvolti. Per questo motivo occorre sempre precisare chi sia l’utente finale del mezzo di comunicazione, ma anche il modo attraverso il quale verrà diffuso il messaggio. Il perchè sia necessario individuare il destinatario del mezzo è abbastanza intuitivo, spendiamo invece qualche parolina sul veicolo con cui il mezzo sarà diffuso. Se il mezzo cartaceo o digitale viene spiegato ed eventualmente consegnato, sarà sicuramente utile un approccio più grafico al contenuto. Al contrario di un mezzo inviato per email in cui la fruizione avviene in autonomia e che ha quindi bisogno di essere più esplicitato.

Il medical writer  deve conoscere quindi sia l’utente sia la modalità di diffusione per scegliere l’esposizione dei contenuti più adeguata. In questo caso abbiamo trovato utile implementare una check list per raccogliere tutte le informazioni utili in fase di briefing. Alcune domande utili:

  • qual è il destinatario finale del mezzo (medici specialisti, di medicina generale, pazienti, caregiver…)
  • in che modo il destinatario conoscerà il mezzo (attraverso l’informatore, per email, dopo un incontro, prima di un incontro…)
  • qual è l’obiettivo di comunicazione principale che si vuole trasmettere?

 

2. Pianificazione strategica

La pianificazione strategica è fondamentale per garantire che il messaggio raggiunga il pubblico target nel modo più efficace e appropriato. Sulla base degli obiettivi generali di comunicazione, occorrerà determinare i messaggi chiave, per massimizzare l’impatto della comunicazione nel settore medico-farmaceutico. Per un medical writer la scelta dei messaggi chiave dell’azienda è uno dei punti cardine del suo lavoro e non deve essere sottostimato. Questa permette infatti di disegnare una bussola e orientare la successiva fase di ricerca e analisi del contesto scientifico all’interno dello sconfinato panorama delle pubblicazioni scientifiche.

 

3. Ricerca e analisi

La ricerca approfondita  delle fonti è il terzo step fondamentale nel settore medico-farmaceutico. Infatti è necessario comprendere la situazione clinica e terapeutica attuale, le ultime scoperte scientifiche e le tendenze di mercato per sviluppare un messaggio accurato e rilevante. Una volta definita la precisa strategia e gli obiettivi della comunicazione la ricerca delle fonti potrà essere maggiormente focalizzata e indirizza. Un esempio classico è la comunicazione sul prodotto ormai in commercio da diversi anni, in cui potrebbe per esempio non essere più strategico includere nella comunicazione una descrizione del meccanismo d’azione (già ampiamente conosciuto), bensì focalizzare la ricerca su aspetti legati alla qualità di vita, alle reazione avverse, al monitoraggio clinico oppure alle necessità di particolari tipologie di pazienti che non sono state incluse negli studi clinici registrativi (un esempio per tutti l’utilizzo dei trattamenti nella popolazione anziana con politerapie e comorbilità).

4. Creazione e produzione

A questo punto si passerà alla creazione e produzione dei materiali di comunicazione. È importante assicurarsi che il contenuto sia accurato, chiaro e conforme alle normative vigenti nel settore medico-farmaceutico per garantire la correttezza e l’affidabilità delle informazioni trasmesse.

In questo contesto, la programmazione dei tempi è un aspetto critico della fase di creazione e produzione dei materiali di comunicazione. I Medical Writer devono avere a disposizione il tempo necessario per condurre una ricerca accurata, analizzare i dati, sintetizzare le informazioni e redigere il contenuto in modo chiaro e accurato. Pianificare i tempi in modo adeguato consente di evitare la fretta e di garantire che il prodotto finale sia di alta qualità e conforme alle aspettative. I Medical Writer devono essere in grado di gestire efficacemente il proprio tempo, stabilendo scadenze realistiche e organizzando il lavoro in modo da dedicare le risorse necessarie a ciascuna fase del processo creativo. Un adeguato piano di lavoro permette infine  di prevedere eventuali imprevisti o ritardi e di adottare misure correttive in modo tempestivo, garantendo che il progetto proceda senza intoppi e rispetti i tempi stabiliti.

Dati tempi e risorse bibliografiche adeguate il medical writer a questo punto si occupa della redazione dei contenuti e della sua proposta di impaginazione, che verrà realizzata da un grafico con esperienza nel settore.

5. Processo di revisione e approvazione

Una volta impaginato il prodotto di comunicazione viene rivisto da diverse persone all’interno dell’azienda. Normalmente per i mezzi di comunicazione si parla del marketing farmaceutico e del reparto di medical affairs, e successivamente possono essere coinvolte agenzie specializzate nella revisione dei contenuti secondo i requisiti in ambito regolatorio. Questi processi richiedono successive lavorazioni, per questo motivo sarebbe ottimale per il medical writer accorpare le revisioni interne all’azienda in un unico processo di revisione, oltre a quelle in ambito regolatorio. Il medical writer normalmente garantisce il supporto sul documento in tutte le fasi di lavorazione fino all’approvazione finale.

6. Valutazione e ottimizzazione

La valutazione continua dei risultati ottenuti è essenziale nel settore medico-farmaceutico. Monitorare l’efficacia della comunicazione, raccogliere feedback dagli stakeholder e apportare eventuali correzioni e miglioramenti sarà fondamentale per garantire che il messaggio rimanga rilevante e coerente con gli obiettivi prefissati nel tempo.

 

Un processo con così tante fasi richiede una pianificazione attenta e meticolosa, per definire tempi e risorse adeguati. Per questo motivo abbiamo deciso di realizzare una check list per la fase di briefing ma di questo parleremo prossimamente. Interessato a conoscere meglio il nostro approccio? Contattaci e fissiamo un virtual cafè!